Akt poświadczenia dziedziczenia u notariusza – co to jest?
Akt poświadczenia dziedziczenia, często określany skrótem APD, to dokument sporządzany przez notariusza, który potwierdza, kto nabył spadek po zmarłej osobie i w jakiej części.
Może dotyczyć zarówno dziedziczenia ustawowego, czyli wynikającego z przepisów Kodeksu cywilnego, jak i dziedziczenia testamentowego. Notariusz nie może jednak sporządzić APD, jeżeli podstawą dziedziczenia jest testament szczególny, np. testament ustny.
Po sporządzeniu akt jest rejestrowany w Rejestrze Spadkowym. Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma takie same skutki jak prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.
APD pozwala więc spadkobiercy oficjalnie wykazać swoje prawa do spadku, np. wobec banku, urzędu, sądu wieczystoksięgowego czy potencjalnego nabywcy odziedziczonej nieruchomości.
Warto pamiętać, że akt poświadczenia dziedziczenia nie jest działem spadku. APD ustala, kto dziedziczy i w jakim udziale. Nie przesądza natomiast, że konkretne mieszkanie, samochód czy środki pieniężne mają przypaść określonemu spadkobiercy.
Na czym polega akt poświadczenia dziedziczenia?
Celem czynności jest ustalenie przez notariusza:
- kto jest spadkobiercą,
- czy dziedziczenie następuje z ustawy czy z testamentu,
- jaki udział w spadku przypada każdemu spadkobiercy,
- czy spadkobiercy przyjęli albo odrzucili spadek,
- czy istnieją zapisy windykacyjne,
- czy nie ma innych osób albo dokumentów, które mogłyby mieć wpływ na dziedziczenie.
Przed sporządzeniem APD notariusz sporządza protokół dziedziczenia. Co do zasady uczestniczą w nim wszystkie osoby zainteresowane, czyli osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, a także osoby, na rzecz których ustanowiono zapis windykacyjny.
Uczestnicy składają przed notariuszem m.in. oświadczenia dotyczące rodziny spadkodawcy, testamentów, wcześniejszych oświadczeń o przyjęciu lub odrzuceniu spadku oraz tego, czy wcześniej prowadzono sprawę spadkową. Są przy tym pouczani o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.
Jeżeli notariusz nie ma wątpliwości co do osoby spadkobiercy, wysokości udziałów oraz pozostałych okoliczności mających znaczenie dla dziedziczenia, sporządza akt poświadczenia dziedziczenia. Jeżeli natomiast pojawi się spór lub nie da się jednoznacznie ustalić kręgu spadkobierców, konieczne może być przeprowadzenie postępowania przed sądem.
Kiedy najczęściej sporządza się akt poświadczenia dziedziczenia?
APD sporządza się najczęściej wtedy, gdy po śmierci bliskiej osoby spadkobiercy chcą formalnie potwierdzić swoje prawa do pozostawionego majątku bez prowadzenia postępowania sądowego.
Dokument może być potrzebny m.in. w celu:
- ujawnienia spadkobierców jako właścicieli nieruchomości w księdze wieczystej,
- uzyskania dostępu do środków należących do spadkodawcy,
- wykazania praw wobec banku, spółdzielni mieszkaniowej lub innych instytucji,
- przeprowadzenia późniejszego działu spadku,
- sprzedaży odziedziczonej nieruchomości,
- rozliczenia spraw podatkowych związanych ze spadkiem.
Nie zawsze trzeba czekać sześć miesięcy od śmierci spadkodawcy. Poświadczenie dziedziczenia może nastąpić wcześniej, jeżeli wszyscy znani spadkobiercy złożyli już oświadczenia o przyjęciu albo odrzuceniu spadku. Jeżeli takich oświadczeń nie złożono, poświadczenie dziedziczenia co do zasady nie może nastąpić przed upływem sześciu miesięcy od otwarcia spadku, czyli od śmierci spadkodawcy.
Trzeba przy tym odróżnić ten termin od terminu na przyjęcie lub odrzucenie spadku. Spadkobierca może złożyć takie oświadczenie w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedział się o tytule swojego powołania do spadku. Brak oświadczenia w tym terminie oznacza przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza.
Jak przebiega akt poświadczenia dziedziczenia u notariusza?
W pierwszej kolejności kancelaria analizuje dokumenty oraz informacje dotyczące spadkodawcy i jego rodziny. Ustalane jest przede wszystkim, kto może dziedziczyć i czy istnieje testament.
Następnie czynność przebiega zazwyczaj w kilku etapach:
1. Ustalenie kręgu osób zainteresowanych
Notariusz ustala wszystkie osoby, które mogą być spadkobiercami ustawowymi lub testamentowymi, oraz ewentualnych zapisobierców windykacyjnych.
2. Sprawdzenie testamentów
Jeżeli spadkodawca sporządził testament, należy go przedstawić notariuszowi. Jeżeli testament nie został wcześniej otwarty i ogłoszony, notariusz dokonuje również tej czynności.
3. Przyjęcie lub odrzucenie spadku
Jeżeli od śmierci nie upłynęło jeszcze sześć miesięcy, a spadkobiercy nie składali wcześniej stosownych oświadczeń, mogą złożyć je w toku czynności.
4. Sporządzenie protokołu dziedziczenia
Uczestnicy składają wymagane przez przepisy oświadczenia. Notariusz sprawdza m.in., czy istnieją inni potencjalni spadkobiercy, testamenty, umowy o zrzeczenie się dziedziczenia oraz wcześniejsze postępowania dotyczące tego samego spadku.
5. Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia
Jeżeli zebrane dokumenty i oświadczenia pozwalają jednoznacznie ustalić spadkobierców i ich udziały, notariusz sporządza APD.
6. Rejestracja aktu
Notariusz niezwłocznie rejestruje APD w elektronicznym Rejestrze Spadkowym. Dopiero zarejestrowany akt wywołuje skutki prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.
Jeżeli w skład spadku wchodzi nieruchomość, spadkobierca może również zażądać, aby po sporządzeniu APD notariusz sporządził protokół zawierający żądanie wpisu prawa do księgi wieczystej. Jeżeli następstwo prawne jest odpowiednio udokumentowane, notariusz składa elektroniczny wniosek do sądu wieczystoksięgowego.
Jakie dokumenty są potrzebne do aktu poświadczenia dziedziczenia?
Zakres potrzebnych dokumentów zależy od sytuacji rodzinnej spadkodawcy, sposobu dziedziczenia oraz tego, czy wcześniej składano oświadczenia spadkowe albo prowadzono inne postępowania.
| Dokument / informacja | Kto przygotowuje | Kiedy jest potrzebny |
|---|---|---|
| Dokument tożsamości | każdy uczestnik czynności | zawsze |
| Odpis aktu zgonu spadkodawcy | spadkobiercy / osoba organizująca czynność | zawsze |
| Numer PESEL spadkodawcy | spadkobiercy | co do zasady zawsze |
| Informacja o ostatnim miejscu zwykłego pobytu spadkodawcy | spadkobiercy | zawsze |
| Odpis aktu urodzenia | spadkobierca | przy dziedziczeniu ustawowym, gdy dokument potwierdza pokrewieństwo |
| Odpis aktu małżeństwa | spadkobierca | m.in. gdy konieczne jest wykazanie małżeństwa lub zmiany nazwiska |
| Akt zgonu innego członka rodziny | spadkobiercy | gdy dana osoba zmarła przed spadkodawcą i ma to wpływ na krąg spadkobierców |
| Oryginał testamentu | osoba posiadająca testament | przy dziedziczeniu testamentowym, jeżeli testament nie został wcześniej złożony |
| Protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu | uczestnik / kancelaria | jeżeli testament został już wcześniej otwarty i ogłoszony |
| Dokumenty dotyczące wcześniejszego przyjęcia lub odrzucenia spadku | osoba, która złożyła oświadczenie | jeśli takie oświadczenia były wcześniej składane |
| Umowa zrzeczenia się dziedziczenia | zainteresowana osoba | jeżeli była zawarta ze spadkodawcą |
| Orzeczenia sądu dotyczące dziedziczenia | zainteresowana osoba | jeżeli mogą wpływać na ustalenie spadkobierców |
| Projekt protokołu dziedziczenia i oświadczenia o jego akceptacji | zainteresowane osoby / notariusz | gdy uczestnicy korzystają z procedury projektu protokołu |
| Numer księgi wieczystej | spadkobiercy | gdy w spadku jest nieruchomość, szczególnie przy planowanym wpisie do KW |
| Dokumenty dotyczące nieruchomości | spadkobiercy | jeśli są potrzebne do wykazania następstwa prawnego lub złożenia wniosku do KW |
| Zagraniczne akty stanu cywilnego | zainteresowane osoby | gdy odpowiednie zdarzenia zostały zarejestrowane za granicą |
Prawo o notariacie wymaga dołączenia do protokołu przede wszystkim odpisu aktu zgonu spadkodawcy oraz odpisów aktów stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy. Dołącza się także inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie praw do spadku.
Nie w każdej sprawie konieczne jest przedstawianie dokumentów dotyczących całego majątku zmarłego. Akt poświadczenia dziedziczenia służy przede wszystkim ustaleniu osób dziedziczących i ich udziałów, a nie sporządzeniu kompletnego spisu majątku.
Dlatego np. numer księgi wieczystej nie jest warunkiem sporządzenia APD tylko dlatego, że w spadku znajduje się mieszkanie. Dokumenty dotyczące nieruchomości nabierają szczególnego znaczenia, jeżeli po APD ma zostać złożony wniosek o zmianę właściciela w księdze wieczystej.
W przypadku dokumentów zagranicznych może być konieczne przedstawienie tłumaczenia sporządzonego przez tłumacza przysięgłego, a w zależności od państwa pochodzenia dokumentu również spełnienie dodatkowych wymagań dotyczących jego użycia w Polsce.
Ile kosztuje akt poświadczenia dziedziczenia u notariusza?
Koszt APD nie jest obliczany procentowo od wartości spadku. Dla protokołu dziedziczenia i aktu poświadczenia dziedziczenia rozporządzenie przewiduje odrębne maksymalne stawki kwotowe. Oznacza to, że sam podstawowy APD dotyczący spadku wartego 100 000 zł i spadku wartego 1 000 000 zł podlega tym samym maksymalnym stawkom notarialnym.
Na końcowy koszt wpływa przede wszystkim:
- rodzaj dziedziczenia – ustawowe lub testamentowe,
- konieczność otwarcia i ogłoszenia testamentu,
- występowanie zapisu windykacyjnego,
- liczba i objętość wydawanych wypisów,
- ewentualne dodatkowe oświadczenia spadkowe,
- skorzystanie z procedury projektu protokołu dziedziczenia,
- ewentualne złożenie przez notariusza wniosku do księgi wieczystej.
Taksa notarialna
Maksymalne stawki określone w rozporządzeniu wynoszą:
| Czynność | Maksymalna taksa netto |
|---|---|
| sporządzenie protokołu dziedziczenia | 100 zł |
| akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego | 50 zł |
| APD testamentowy z zapisem windykacyjnym | 100 zł |
| otwarcie i ogłoszenie testamentu | 50 zł |
| projekt protokołu dziedziczenia | 100 zł |
| protokół zawierający zgodę na projekt protokołu dziedziczenia | 50 zł |
| inny protokół, jeżeli nie przewidziano stawki szczególnej | 200 zł |
| wypis, odpis lub wyciąg | 6 zł za każdą rozpoczętą stronę |
Do wynagrodzenia notariusza doliczany jest VAT według podstawowej stawki 23%. Podane wyżej stawki są stawkami maksymalnymi.
Opłata za wpis do Rejestru Spadkowego
Za wpis do Rejestru Spadkowego pobierana jest opłata w wysokości 5 zł.
Opłata za księgę wieczystą
Jeżeli po APD spadkobiercy mają zostać wpisani jako właściciele odziedziczonej nieruchomości, opłata sądowa za wpis własności, użytkowania wieczystego lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu na podstawie dziedziczenia wynosi 150 zł, niezależnie od liczby udziałów objętych danym prawem.
Jeżeli konieczne jest dodatkowo założenie księgi wieczystej, opłata od wniosku o jej założenie wynosi 100 zł i co do zasady jest pobierana niezależnie od opłaty za wpis prawa.
Podatek od spadku
Samo sporządzenie APD nie podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych. Nabycie spadku może natomiast podlegać podatkowi od spadków i darowizn.
Najbliższa rodzina, czyli m.in. małżonek, dzieci, wnuki, rodzice, dziadkowie, rodzeństwo, pasierb, ojczym i macocha, może korzystać z pełnego zwolnienia określonego w art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn. Przy APD zgłoszenie na formularzu SD-Z2 należy co do zasady złożyć w ciągu 6 miesięcy od dnia zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia.
W przypadku pozostałych osób znaczenie mają grupa podatkowa, wartość nabytego majątku oraz wcześniejsze nabycia od tej samej osoby. Kwoty wolne wynoszą obecnie:
| Grupa podatkowa | Kwota wolna |
|---|---|
| I grupa | 36 120 zł |
| II grupa | 27 090 zł |
| III grupa | 5 733 zł |
Po przekroczeniu kwoty wolnej stosowane są progresywne stawki: 3%, 5% i 7% w I grupie, 7%, 9% i 12% w II grupie oraz 12%, 16% i 20% w III grupie.
Podatek od spadku nie jest jednak elementem taksy za APD. Jego wysokość zależy od indywidualnej sytuacji konkretnego spadkobiercy.
Przykładowe wyliczenia kosztów
Poniższe przykłady zakładają zastosowanie maksymalnych stawek taksy notarialnej oraz VAT 23%. Koszt wypisów jest przykładowy, ponieważ zależy od liczby stron i egzemplarzy.
| Przykład | Składniki | Orientacyjny koszt |
|---|---|---|
| Dziedziczenie ustawowe | protokół 300 zł + APD 250 zł + VAT 126,50 zł + Rejestr Spadkowy 5 zł + przykładowo 8 stron wypisów 59,04 zł brutto | 740,54 zł |
| Dziedziczenie z testamentu | protokół 300 zł + APD 250 zł + otwarcie i ogłoszenie testamentu 50 zł + VAT 138 zł + Rejestr Spadkowy 5 zł + przykładowo 10 stron wypisów 73,80 zł brutto | 816,80 zł |
| Testament z zapisem windykacyjnym | protokół 300 zł + APD z zapisem windykacyjnym 250 zł + otwarcie i ogłoszenie testamentu 50 zł + VAT 138 zł + Rejestr Spadkowy 5 zł + przykładowo 12 stron wypisów 88,56 zł brutto | 831,56 zł |
Jeżeli w trzecim przykładzie spadkobierca dodatkowo zażąda sporządzenia protokołu potrzebnego do złożenia przez notariusza wniosku o wpis do księgi wieczystej, mogą dojść dalsze koszty: maksymalnie 200 zł netto za dodatkowy protokół, VAT oraz 150 zł opłaty sądowej za wpis prawa na podstawie dziedziczenia.
Co warto wiedzieć przed wizytą u notariusza przy akcie poświadczenia dziedziczenia?
Przed umówieniem terminu warto przede wszystkim ustalić pełny krąg najbliższej rodziny spadkodawcy. Nie należy pomijać osób tylko dlatego, że nie utrzymywały kontaktu ze zmarłym albo nie są zainteresowane majątkiem. Dla ustalenia dziedziczenia liczy się ich sytuacja prawna, a nie faktyczne relacje rodzinne.
Należy również poinformować kancelarię o wszystkich znanych testamentach – także starszych. Jeżeli istnieje testament, który nie został wcześniej otwarty i ogłoszony, notariusz musi uwzględnić go w toku czynności. Ujawnienie nieznanego wcześniej testamentu może mieć bezpośredni wpływ na możliwość sporządzenia APD.
Co do zasady w protokole dziedziczenia uczestniczą wszystkie osoby zainteresowane. Jeżeli spadkobiercy mieszkają w różnych miastach lub za granicą, nie zawsze oznacza to konieczność ich jednoczesnego stawienia się w jednej kancelarii. Prawo przewiduje procedurę projektu protokołu dziedziczenia, którego treść poszczególne osoby mogą potwierdzać przed różnymi notariuszami. Po złożeniu wymaganych oświadczeń przez wszystkich zainteresowanych ostateczny protokół może zostać sporządzony przy udziale co najmniej jednej osoby zainteresowanej.
Jeżeli pomiędzy potencjalnymi spadkobiercami istnieje spór – np. jedna osoba kwestionuje autentyczność testamentu albo uważa, że istnieje jeszcze inny spadkobierca – sprawa może wymagać rozstrzygnięcia przez sąd. Notariusz może sporządzić APD tylko wtedy, gdy nie ma wątpliwości co do osoby spadkobiercy i wysokości jego udziału.
Warto także pamiętać, że APD nie rozdziela poszczególnych składników majątku między spadkobierców. Jeżeli przykładowo dwoje dzieci dziedziczy po 1/2 spadku, po APD każde z nich co do zasady pozostaje współuprawnione do składników spadku w odpowiednim udziale. Jeżeli majątek ma zostać podzielony w taki sposób, że np. mieszkanie otrzyma jedna osoba, a druga środki pieniężne lub spłatę, potrzebny jest późniejszy dział spadku.
Po sporządzeniu APD należy też pamiętać o obowiązkach podatkowych. W szczególności osoby należące do najbliższej rodziny, które chcą skorzystać ze zwolnienia podatkowego, powinny dopilnować terminu na zgłoszenie SD-Z2. Przy zarejestrowanym APD sześciomiesięczny termin jest liczony od dnia jego rejestracji.