Depozyt notarialny u notariusza – co to jest?
Depozyt notarialny to przewidziana w Prawie o notariacie forma przechowania przez notariusza pieniędzy w złotych lub walucie obcej albo papierów wartościowych. Środki są przyjmowane w związku z czynnością dokonywaną w danej kancelarii i mają zostać następnie wydane osobie wskazanej przy składaniu depozytu albo jej następcy prawnemu.
Podstawą prawną jest przede wszystkim art. 108 ustawy – Prawo o notariacie. Przepis ten stanowi, że notariusz może przyjąć pieniądze lub papiery wartościowe na przechowanie w związku z czynnością dokonywaną w jego kancelarii. Do obsługi takich środków notariusz prowadzi specjalne konto bankowe. Z przyjęcia depozytu sporządzany jest protokół, a protokoły notarialne sporządza się w formie aktu notarialnego.
W praktyce depozyt notarialny najczęściej kojarzony jest z zapłatą ceny przy sprzedaży mieszkania, domu lub działki. Kupujący przekazuje środki na rachunek depozytowy notariusza, a pieniądze są następnie wypłacane sprzedającemu zgodnie z zasadami określonymi w dokumentacji depozytu.
Warto podkreślić, że depozyt notarialny nie jest ogólnym rachunkiem powierniczym, na który można wpłacić pieniądze w dowolnym celu. Musi pozostawać w związku z czynnością dokonywaną w kancelarii notarialnej, która przyjmuje depozyt.
Na czym polega depozyt notarialny?
W przypadku depozytu pieniężnego osoba składająca depozyt, nazywana często deponentem, przekazuje określoną kwotę do dyspozycji notariusza. Pieniądze nie trafiają bezpośrednio do drugiej strony transakcji, lecz są przechowywane na specjalnym rachunku bankowym prowadzonym przez notariusza.
Notariusz sporządza protokół przyjęcia depozytu. Zgodnie z art. 108 § 2 Prawa o notariacie w protokole wskazuje się m.in.:
- datę przyjęcia depozytu,
- tożsamość osoby składającej,
- datę, w której ma nastąpić wydanie depozytu,
- imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby odbierającej depozyt.
W praktyce treść dokumentacji powinna również jasno określać sposób rozliczenia środków i pozostawać spójna z umową, z którą depozyt jest związany. Jest to szczególnie ważne, gdy pieniądze mają zostać wypłacone dopiero po zaistnieniu określonego zdarzenia albo gdy część ceny ma trafić do innego odbiorcy, np. banku w celu spłaty kredytu sprzedającego.
Wydanie depozytu następuje za pokwitowaniem.
Depozyt pozwala więc ograniczyć typowe ryzyko związane z rozliczeniem transakcji. Sprzedający może wiedzieć, że środki zostały już zdeponowane, a kupujący nie musi wcześniej przekazywać całej ceny bezpośrednio sprzedającemu.
Nie należy natomiast utożsamiać depozytu notarialnego z mieszkaniowym rachunkiem powierniczym stosowanym przy inwestycjach deweloperskich. Są to odrębne rozwiązania działające na innych podstawach prawnych.
Kiedy najczęściej dokonuje się depozytu notarialnego?
Depozyt notarialny jest najczęściej stosowany przy transakcjach, w których strony chcą bezpiecznie skoordynować zawarcie umowy z zapłatą znacznej kwoty.
Typowym przykładem jest sprzedaż nieruchomości za środki własne. Kupujący przed zawarciem umowy przekazuje ustaloną kwotę na specjalny rachunek notariusza. Po podpisaniu umowy środki mogą zostać wydane sprzedającemu zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami.
Depozyt może być również przydatny, gdy:
- nieruchomość sprzedającego jest obciążona kredytem hipotecznym i część ceny ma zostać przeznaczona bezpośrednio na jego spłatę,
- cena ma zostać podzielona pomiędzy kilku sprzedających,
- strony zawierają transakcję o znacznej wartości i chcą ograniczyć ryzyko związane z momentem zapłaty,
- rozliczenie ceny wymaga skoordynowania kilku przelewów,
- wydanie pieniędzy wskazanej osobie ma nastąpić w określonym terminie lub zgodnie z mechanizmem przewidzianym w dokumentacji transakcji.
O możliwości zastosowania depozytu warto poinformować kancelarię przed dokonaniem przelewu. Pozwala to odpowiednio przygotować sposób rozliczenia oraz powiązać depozyt z treścią planowanego aktu notarialnego.
Jak przebiega depozyt notarialny u notariusza?
W pierwszej kolejności kancelaria ustala, z jaką czynnością notarialną depozyt ma być związany. Przy sprzedaży nieruchomości trzeba więc ustalić m.in. cenę, sposób jej zapłaty, odbiorcę lub odbiorców pieniędzy oraz termin rozliczenia.
Następnie uzgadniana jest kwota depozytu, waluta oraz dane potrzebne do dokonania późniejszej wypłaty. Jeżeli środki mają być przekazane na kilka rachunków, np. częściowo sprzedającemu, a częściowo bankowi, powinno zostać to odpowiednio uwzględnione w przygotowywanej dokumentacji.
Kancelaria przekazuje informacje niezbędne do wpłaty pieniędzy na specjalny rachunek depozytowy notariusza. Sam przelew pieniędzy nie zastępuje jednak czynności notarialnej. Z przyjęcia depozytu musi zostać sporządzony odpowiedni protokół.
Podczas czynności notariusz ustala tożsamość osoby składającej depozyt, sprawdza sposób jej reprezentacji, jeżeli działa przez pełnomocnika lub w imieniu osoby prawnej, oraz weryfikuje dane odbiorcy.
Następnie sporządzany jest protokół przyjęcia depozytu. Protokół jest sporządzany w formie aktu notarialnego.
Jeżeli depozyt związany jest np. ze sprzedażą nieruchomości, dochodzi następnie do podpisania właściwego aktu notarialnego. Postanowienia dotyczące zapłaty ceny powinny być zgodne z ustalonym wcześniej sposobem rozliczenia depozytu.
Po spełnieniu warunków wynikających z dokumentacji notariusz wydaje środki wskazanemu odbiorcy. W praktyce następuje to najczęściej w formie przelewu na ustalony rachunek bankowy.
Jakie dokumenty są potrzebne do depozytu notarialnego?
Zakres potrzebnych dokumentów zależy przede wszystkim od czynności, z którą depozyt jest związany. Inny komplet dokumentów będzie potrzebny przy prostej sprzedaży lokalu bez obciążeń, a inny przy sprzedaży nieruchomości obciążonej kredytem hipotecznym.
| Dokument / informacja | Kto przygotowuje | Kiedy jest potrzebny |
|---|---|---|
| Ważny dowód osobisty lub paszport | osoba składająca depozyt | zawsze, w celu ustalenia tożsamości |
| Dane osoby, której ma zostać wydany depozyt | osoba składająca depozyt / strony transakcji | zawsze |
| Informacja o kwocie i walucie depozytu | osoba składająca depozyt / strony | zawsze |
| Numer rachunku bankowego odbiorcy | odbiorca / strony | gdy środki mają zostać wypłacone przelewem |
| Informacje dotyczące terminu i sposobu wypłaty | strony transakcji | zawsze, jeżeli mają zostać szczegółowo określone zasady rozliczenia |
| Dane dotyczące czynności, z którą depozyt jest związany | strony | zawsze |
| Pełnomocnictwo | mocodawca | gdy uczestnik działa przez pełnomocnika |
| Dokumenty dotyczące reprezentacji spółki lub innej osoby prawnej | reprezentowany podmiot | gdy stroną jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna |
| Numer księgi wieczystej | sprzedający / strony | gdy depozyt związany jest ze sprzedażą nieruchomości |
| Dokument będący podstawą nabycia nieruchomości | sprzedający | przy sprzedaży nieruchomości |
| Dokumenty geodezyjne, np. wypis z rejestru gruntów | właściwy urząd / właściciel | w zależności od rodzaju nieruchomości i czynności |
| Zaświadczenia dotyczące nieruchomości | właściwy urząd | gdy są wymagane do planowanej umowy |
| Zaświadczenie banku o zadłużeniu i warunkach spłaty kredytu | bank sprzedającego | gdy nieruchomość jest obciążona kredytem hipotecznym |
| Zaświadczenie z urzędu skarbowego dotyczące podatku od spadków i darowizn | właściwy urząd skarbowy | w określonych przypadkach, jeżeli nieruchomość została wcześniej nabyta nieodpłatnie |
W przypadku samego depozytu nie ma automatycznego obowiązku przedstawiania wypisu z rejestru gruntów, zaświadczenia o rewitalizacji czy innych dokumentów dotyczących nieruchomości. Mogą być one jednak konieczne do czynności głównej, np. umowy sprzedaży działki.
Dlatego listę dokumentów najlepiej ustalić z kancelarią po przekazaniu informacji o konkretnej transakcji.
Jeżeli uczestnik działa przez pełnomocnika, zakres i forma pełnomocnictwa muszą odpowiadać dokonywanej czynności. W przypadku dokumentów zagranicznych konieczne może być również uzyskanie apostille albo legalizacji oraz tłumaczenia przysięgłego.
Ile kosztuje depozyt notarialny u notariusza?
Cena zależy przede wszystkim od wartości pieniędzy przyjmowanych na przechowanie, ponieważ rozporządzenie wiąże maksymalną taksę notarialną z wartością przedmiotu czynności.
Do kosztów mogą dochodzić:
- taksa notarialna,
- VAT od wynagrodzenia notariusza,
- koszt wypisów aktu notarialnego,
- niezależnie od depozytu – podatki i opłaty związane z czynnością główną, np. sprzedażą nieruchomości.
Taksa notarialna za depozyt
Za przyjęcie na przechowanie pieniędzy w walucie polskiej lub obcej maksymalna taksa notarialna wynosi połowę stawki określonej w § 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Wynika to z § 6 pkt 13 tego rozporządzenia.
Maksymalne wynagrodzenie za sam depozyt pieniężny wynosi zatem:
| Wysokość depozytu | Maksymalna taksa notarialna netto |
|---|---|
| do 3 000 zł | 50 zł |
| powyżej 3 000 zł do 10 000 zł | 50 zł + 1,5% nadwyżki ponad 3 000 zł |
| powyżej 10 000 zł do 30 000 zł | 155 zł + 1% nadwyżki ponad 10 000 zł |
| powyżej 30 000 zł do 60 000 zł | 355 zł + 0,5% nadwyżki ponad 30 000 zł |
| powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł | 505 zł + 0,2% nadwyżki ponad 60 000 zł |
| powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł | 2 385 zł + 0,1% nadwyżki ponad 1 000 000 zł |
| powyżej 2 000 000 zł | 3 385 zł + 0,125% nadwyżki ponad 2 000 000 zł, zasadniczo nie więcej niż 5 000 zł |
Są to stawki maksymalne. Rozporządzenie określa górną granicę wynagrodzenia notariusza, a nie obowiązkową cenę stosowaną przez każdą kancelarię.
Do wynagrodzenia notariusza dolicza się VAT. Podstawowa stawka VAT wynosi obecnie 23%.
Za wypis aktu notarialnego maksymalna stawka wynosi 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę, do czego również doliczany jest VAT. Ostateczna kwota zależy więc od liczby stron i liczby potrzebnych wypisów.
Podatki i opłaty sądowe
Samo złożenie pieniędzy do depozytu notarialnego na podstawie art. 108 Prawa o notariacie nie podlega PCC. Ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych zawiera katalog czynności podlegających opodatkowaniu. Wymienia w nim m.in. umowę depozytu nieprawidłowego, ale nie przyjęcie pieniędzy przez notariusza na podstawie art. 108 Prawa o notariacie. Depozyt nieprawidłowy jest odrębną konstrukcją prawną i podlega PCC według stawki 0,5%.
Podatek może natomiast powstać z tytułu czynności, którą depozyt zabezpiecza. Przykładowo przy sprzedaży nieruchomości podlegającej PCC stawka podatku od sprzedaży nieruchomości wynosi zasadniczo 2%. Podatek ten jest związany z umową sprzedaży, a nie ze złożeniem ceny do depozytu.
Sam depozyt nie powoduje również wpisu do księgi wieczystej i nie wiąże się z opłatą sądową.
Jeżeli jednak depozyt jest związany np. ze sprzedażą nieruchomości, z czynnością główną może wiązać się m.in. 200 zł opłaty sądowej za wpis własności. Jeżeli trzeba dodatkowo założyć księgę wieczystą, opłata za wniosek o jej założenie wynosi 100 zł. Są to koszty umowy dotyczącej nieruchomości, a nie samego depozytu.
Przykładowe wyliczenia kosztów depozytu
Poniższe przykłady pokazują maksymalną taksę wynikającą z rozporządzenia. Dla porównania przyjęto jeden wypis protokołu liczący 4 rozpoczęte strony, czyli 24 zł netto. Rzeczywista liczba stron i wypisów może być inna.
| Wartość depozytu | Maksymalna taksa netto | Taksa z VAT 23% | Przykładowy wypis 4 strony brutto | Przykładowa suma |
|---|---|---|---|---|
| 300 000 zł | 985 zł | 1 211,55 zł | 29,52 zł | 1 241,07 zł |
| 750 000 zł | 1 885 zł | 2 318,55 zł | 29,52 zł | 2 348,07 zł |
| 1 500 000 zł | 2 885 zł | 3 548,55 zł | 29,52 zł | 3 578,07 zł |
Dla depozytu 300 000 zł obliczenie wygląda następująco: stawka z § 3 wynosi 1 010 zł + 0,4% od 240 000 zł, czyli 1 970 zł. Maksymalna taksa za depozyt wynosi połowę tej wartości, czyli 985 zł netto.
Przy depozycie 750 000 zł stawka z § 3 wynosi 1 010 zł + 0,4% od 690 000 zł, czyli 3 770 zł. Połowa tej kwoty to 1 885 zł netto.
Przy depozycie 1 500 000 zł stawka z § 3 wynosi 4 770 zł + 0,2% od 500 000 zł, czyli 5 770 zł. Maksymalna taksa za depozyt to 2 885 zł netto.
Podane kwoty nie obejmują kosztu czynności głównej, np. sporządzenia umowy sprzedaży, PCC od sprzedaży, opłat za wpisy w księdze wieczystej ani innych kosztów związanych z konkretną transakcją.
Co warto wiedzieć przed wizytą u notariusza przy depozycie notarialnym?
Przede wszystkim zamiar skorzystania z depozytu warto zgłosić kancelarii z odpowiednim wyprzedzeniem. Nie należy samodzielnie przelewać pieniędzy na rachunek kancelarii bez wcześniejszego uzgodnienia sposobu przyjęcia depozytu i zasad jego wydania.
Trzeba również pamiętać, że notariusz może przyjąć pieniądze na podstawie art. 108 Prawa o notariacie tylko w związku z czynnością dokonywaną w jego kancelarii. Nie jest to zatem usługa polegająca na dowolnym przechowywaniu pieniędzy pomiędzy osobami, które nie dokonują w kancelarii związanej z nimi czynności notarialnej.
Szczególnie starannie należy ustalić kto, kiedy i w jakiej wysokości otrzyma pieniądze. Jeżeli cena ma zostać podzielona np. pomiędzy sprzedającego i jego bank, kancelaria powinna wiedzieć o tym przed przygotowaniem dokumentów.
Nie należy też zakładać, że po złożeniu pieniędzy można je zawsze jednostronnie wycofać. Sąd Najwyższy w wyroku z 1 czerwca 2017 r., sygn. I CSK 590/16, wskazał, że jeżeli depozyt został złożony z zastrzeżeniem wydania wskazanej osobie trzeciej, po spełnieniu opisanych w orzeczeniu przesłanek zastrzeżenie to nie może zostać swobodnie odwołane przez deponenta. Dlatego zasady wypłaty i ewentualnego zwrotu środków powinny zostać przemyślane przed dokonaniem czynności.
Jeżeli depozyt związany jest z większą transakcją, kancelaria może również potrzebować dodatkowych informacji dotyczących stron, sposobu finansowania lub źródła środków – w szczególności w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.
Warto przed wizytą ustalić z kancelarią przede wszystkim wysokość depozytu, walutę, dane odbiorcy, numer rachunku do wypłaty, termin rozliczenia oraz komplet dokumentów potrzebnych do czynności głównej. Dzięki temu depozyt może zostać prawidłowo skoordynowany np. z podpisaniem umowy sprzedaży nieruchomości i zapłatą ceny.